Toimumise lisamine

Toimumine sisestatakse täiendusõppe kirjelduse (õppekava) külge selleks, et täpsustada aeg, koht ja osalemise tingimused. Ühel täiendusõppe kirjeldusel ehk õppekaval võib olla mitu toimumist ehk kursust.

Toimumise lisamiseks on kaks võimalust.

Toimumise lisamine haldamismenüüst

Vali Haldamine → Toimumised → Lisa toimumine/ kursus

Avaneval vormil peab rippmenüüst valima soovitud õppekava nime, misjärel süsteem uuendab toimumise vormil andmeid väljaotsitud õppekava kirjelduses oleva info alusel. Toimumise ehk kursuse lisajal on vaja täita kursuse alg- ja lõppkuupäeva väljad, valida toimumiskoht, vajadusel kirjutada üle (tegevusliinist pärinevad) osalemise tingimused ja hinnainfo, kui need konkreetse kursuse loomisel vajavad täpsustamist. Vaata täpsemalt allpoololevast peatükist Toimumise põhiandmete lisamine.

Toimumise lisamine õppekava kirjelduse juurest

Valida Haldamine → Täiendusõppe kirjeldused → otsi vajalik kirjeldus, vajuta selle nimele, navigeerida kirjelduse lõppu → Toimumised (sakk) → Lisa toimumine/ kursus

Avaneb vorm, milles on täpselt õppekava kirjelduses loodud struktuur, millele saab lisada kuupäevad (kursuse algus ja lõpp, kui on, siis kursuse sees olevad moodulid, nende algus ja lõpp, kui on, siis kursuse ja/ või moodulite sees olevad kontaktpäevad ning nende algus ja lõpp kellaajaliselt).

Toimumise põhiandmete lisamine

Avanevas toimumise põhiandmete lisamise vormis tuleb täita järgmised väljad (toodud alljärgnevas tabelis):

Välja nimetusKirjeldus
Täiendusõppe kirjeldusVali nimekirjast vajalik õpisündmuse kirjeldus. Toimumine peab alati olema seotud konkreetse täiendusõppe kirjeldusega.
Toimumise aegVali sobiv algus- ja lõppkuupäev, vajutades kalendrikujulise ikooni peale.
KoolitajadVali ehk tähista linnukesega nimekirjast koolitaja(d), kes viivad läbi konkreetselt seda kursust.
Õpisündmuse/ kursuse veebilink

Siia sobib näiteks konverentsi veebilehekülg, avalike materjalide vmt veebiaadressid, kus on info avalikult üleval.

Tähelepanu! Siia ei panda õpisündmuse linki, mis on mõeldud juba registreeritud kasutajale. Näiteks, kui siia lisada Zoomi link ja parooli pole ruumile seadistatud, võivad virtuaalsesse ruumi siseneda õpisündmusele registreerimata inimesed.

Osalemise tingimused, hinnainfo

Tekstiredaktoriga aknasse saab kirjutada info selle kohta, kui osalemisel on mingid olulised eritingimused. Näiteks, koolitusel osalemine on tasuta ainult juhul, kui osaleja läbib selle täies mahus.

Tingimuste all saab vajadusel eraldi määrata osalejate arvu miinimumi ja maksimumi. Maksimumi määramisel ja selle täitumisel, saadab süsteem registreerijale automaatse teate ootenimekirja määramise kohta.

Samuti saab tingimuste alla lisada vajadusel hinnainfo.

Toimumise koht

Toimumiskoha sisestamiseks on mitu erinevat võimalust:

  • Saab valida Juhani andmebaasis olevate asutuste hulgast
  • Saab otsida äriregistrist
  • Saab sisestada käsitsi toimumiskoha Eestis või välismaal

Eraldi saab lisada toimumiskoha lingi ja muud lisainfot. Õppijale on kasulik, kui lisainfo väljas on nt juhis, kuidas leida vajalikku õpperuumi, parkimisinfo, lähedalasuvate söögikohtade info.

Läbiviimise keelSelles väljas täpsustatakse, mis keeles õpisündmus toimub. Valida saab kolme valiku vahel: eesti, inglise või vene keel.
Seadistused
  • Tellimuskoolitus

Tellimuskoolituseks märgitakse toimumine juhul, kui tegemist on väga konkreetsele sihtrühmale mõeldud õpisündmusega, mille kohta saadetakse huvigrupile otse infot. Tellimuskoolituseks märgitud õpisündmuseid ei kuvata Juhani koolituskalendris, mis on avalik kõikidele huvilistele. Andes kursusele tellimuskoolituse tunnuse, saab täpsustada ka tellija kontaktisiku ning koolituse tellinud asutuse.

  • Rahvusvahelised osalejad

Välismaalane saab registreerida siestades isikukoodi asemel sünnikuupäeva, aga seda ainult siis, kui ta on märkinud enda riigiks mõne teise riigi, mitte Eesti.

  • Õpisündmus viiakse läbi Euroopa Liidu Euroopa Sotsiaalfondi toel

Seadistab järgmist:

  • Registreerimisvormile tekivad kohustuslikud andmeväljad;
  • Õpisündmuse kirjelduse juurde lisatakse automaatselt Euroopa Sotsiaalfondi logo ja kirje ESF rahastuse kohta.
  • Viiakse läbi RKT raames

Õpisündmus toimub riikliku koolitustellimuse raames. Ka see tunnus muudab registreerimivormil kohustuslikuks mitmeid välju, et korraldamisel teatud andmekorjet mitte unustada

  • Allkirjaleht nõutav

Kui korraldamisel on vajalik kontakthetkedel koguda osalejate allkirju kohaloleku kohta, tähista tingimus Allkirjaleht nõutav. Allkirjalehe mall peab olema seadistatud õppekava kirjelduse juures dokumentide sakil.

  • Registreerimine juhipoolse kinnitamisega

Rakendatakse üldhariduskoolide puhul. Koolijuhile läheb teade selle kohta, et tema kooli meeskonna liige on ennast registreerinud koolitusele ja ta peab õpetaja osalemise Juhanis kinnitama. Funktsionaalsus ei toimi (ei saagi toimida), kui kursusele registreerija juht ei ole Juhanis asutuse juhi rolliga kasutaja.

  • Piira dokumentide allkirjastamise meeldetuletust (3 korda)

Dokumentide (nt tunnistused, tõendid vm) allkirjastajale (üldjuhul projektijuht või koolitaja) saadetakse süsteemist automaatne teavitus allkirjastamist vajavate dokumentide kohta ainult kolm korda, isegi siis, kui dokumendid ei ole ka peale kolmandat meeldetuletust allkirjastatud.

  • Kohaloleku märkimine nõutav

Vajalik seadistus virtuaalsete õpisündmuste puhul, kus on vajalik osaleja kinnitus saada reaalajas.

Samuti saab seadiastuste all märkida, kas soovid ootenimekirja hallata automaatselt või käsitsi. Süsteem märgib automaatselt ühe osaleja tühistamisel järgmise ootenimekirjas oleva inimese registreerunuks.

Toimumise detailsem seadistamine

Kui toimumise põhiandmestik on lisatud, esitatakse Juhanis sakkide kaupa moodulite ja sündmuste, paralleelsete töötubade, registreerimisvormi, osalejate, teavituste, dokumentide ja tagasiside täpsustamise võimalus.

Järgnevalt on saki nimi alampealkiri ning sellele järgneb saki sisu kirjeldus

Moodulid ja kontaktpäevad

Paljud koolitused koosnevad moodulitest, mida on võimalik toimumise all lisada. Kui koolitus sisaldab mitut kontaktpäeva, tuleks kontaktpäevad samuti lisada.
Moodulite ja kontaktpäevade lisamine toimumise alla on võimalik siis, kui need on õpisündmuse kirjelduse juures eelenevalt lubatud.

Iga mooduli kohta saab täita järgmised väljad:

  • Mooduli nimetus*
  • Maht (akad. tundi, sh auditoorne, praktiline, iseseisev)
  • Mooduli õpiväljundid
  • Sisukirjeldus
  • Õppevorm (veebipõhine, auditoorne, kombineeritud)
  • Õpisündmuse/kursuse veebilink

Iga kontaktpäeva kohta saab täita järgmised väljad:

  • Kontaktpäeva nimetus*
  • Õppevorm (veebipõhine, auditoorne, kombineeritud)
  • Sisukirjeldus
  • Päevakava (võimalik kasutada etteantud malli)

*Kohustuslik väli

Tähelepanu! Väga tihti aetakse mooduleid ja kontaktpäevi omavahel segamini. Näiteks sisestades kontakpäevad moodulitena ei saa välja trükkida eeltäidetud allkirjalehti, sest allkirjaleht tekib ainult ja ainult konkreetse kontaktpäeva suhtes.

Paralleelsed töötoad

Juhan võimaldab luua õpisündmusele töötube ning hallata nendesse registreerimist. Töötubade valiku saab märkida ka kohustuslikuks, mis tähendab, et osaleja saab end toimumisele registreerida ainult siis, kui ta on teinud töötoa/ töötubade valiku.

Selleks, et tekiks töötubade loomine, peab õppekava kirjelduse juures märkima linnukese "Võimalda paralleelseid töötube"

Järgmiseks ava Haldamine→ Toimumised→ sakil "Paralleelsed töötoad" on võimalik luua töötube (eelduseks on, et õppekaval on loodud kontaktpäev).

Klikkides "Muuda sessioonide/ töötubade andmeid" avaneb uus aken, milles on töönupp Lisa uus ajavahemik.

Esiteks tuleb lisada sessiooni algus- ja lõppaeg (nii kuupäevad kui kellaajad) ning siis vajuta töönupule Lisa uus sessioon/ töötuba. Süsteem ootab töötoa nimetuse, maksimaalse osalejate arvu ning töötoa kirjelduse lisamist. Kasuta töönuppu Lisa uus sessioon/ töötuba nii mitu korda, kui mitu töötuba vastavasse ajavahemikku jääb – näites on loodud kell 10:00-11:00 kolm paralleelset töötuba:

Registreerimisvormi seadetes saab valida, kas töötubadesse registreerumine on kohustuslik/ mitte-kohustuslik

Vajadusel saab töötubadesse registreerumise info välja trükkida.

Osaleja näeb infot selliselt:

Kui töötubadesse märkimine on piiratud arvuga, siis kindlasti märgi töötoa juures max osalejate arv. Kui töötuba on täitunud, siis osaleja registreerimisvormi täites töötuppa end osalema märkida ei saa, ta peab tegema valiku nende töötubade hulgast, kus on veel vabu kohti.

Registreerimisvorm

Registreerimisvormis saab iga projektijuht määrata, millist infot õpisündmusel osalejalt registreerimiseks küsitakse. Võimalikud etteantud väljad on järgmised:

  • Eesnimi
  • Perenimi
  • Isikukood
  • E-post
  • Telefon
  • Elukoha omavalitsus
  • Emakeel
  • Veebileht
  • Asutus
  • Amet
  • Maksja
  • Tingimustega nõustumine - vajadusel saab lisada viite asutuse õpisündmusel osalemise tingimustele
  • Majutus - kui õpisündmusel saab vajadusel tagada majutuse, siis saab lasta selle vajaduse osalejal märkida juba registreerimisvormis
  • Töötubade valik - kui õpisündmusel on paralleelsed töötoad, siis saab registreerimisvormis lasta osalejatel eelregistreerida
  • Teisel koolitusel samal ajal - osaleja saab märkida, kas ta osaleb samal ajal mõnel teisel õpisündmusel
  • Koolipidaja kinnitus
  • Motivatsioonikiri
  • Osalemissoovi põhjendus
  • Osaleja haridustase
  • Andmete kasutamisnõusolek - küsitakse osaleja nõusolekut andmete töötlemiseks
  • Klipp - võimalus lasta osalejal panna nt link videole
  • CV

Väljasid saab märkida:

  • Peidetud
  • Kohustuslik
  • Nähtav

Tähelepanu! Vajadusel saab registreerimisvormile panna juurde lisaküsimusi.

Osalejad

Osalejate saki all on korraldajal võimalus teha terve hulk erinevaid toiminguid.

Õpisündmusele osalejate lisamine - võimalus õpisündmuse korraldajal lisada vajadusel ise õpisündmusel osaleja.

Osalejate filtreerimine - võimalus osalejaid märgistada ja filtreerida.


Tegevused - osalejaid saab märkida lõpetanuks, mitte-lõpetanuks, registreerunuks, viia üle ootenimekirja, samuti saab tühistada osaleja registreerumise, viia osaleja teisele toimumisele ning teha vajadusel osaleja kohta lisamärkmeid.

Teadete saatmine - Juhani kaudu on võimalik saata eraldi teateid kõikidele registreerunutele, kõikidele ootenimekirjas olijatele, kõikidele lõpetanutele ja vajadusel valitud isikutele.


Erinevad vaated - kuna üldisesse vaatesse ei mahu kõik osalejate andmed, siis saab vaateid vahetades vaadata ka ülejäänud registreerimisvormil kogutud andmeid tööandja, maksja, lisade ja märkuste kohta.


Eksportimine ja importimine - võimalus eksportida ja importida osalejate andmeid.

Teavitused

Teavituste saki alt näeb kõiki õpisündmusele registreeritud osalejatele Juhani kaudu saadetud teavitusi (teema, saatja, saaja, aeg).

Tähelepanu! Osaleja andmete manipuleerimise vältimiseks ei näe korraldaja osalejale registreerimise hetkel süsteemi poolt saadetud kirja konkreetset sisu, sest sellesse genereeritakse personaalselt sellele osalejale kuuluv link oma andmetele. Samuti ei näe korraldaja osalejale lõpetamisel/ mittelõpetamisel genereerunud teadet, sest ka selles on unikaalne osalejale kuuluv link tagasiside andmiseks (kui tagasisideankeet seostatud).

Dokumendid

Dokumentide saki alt näeb infot selle kohta, millised lõpudokumendid on toimumise külge lisatud õpisündmuse kirjelduses, kes on lõpudokumentide allkirjastaja ning iga osalejaga seotud dokumente. Dokumentide allkirjastajal on võimalik Digitembeldada kõiki tunnistusi eraldi või korraga. Digitembeldamine tähendab organisatsioonipoolset kinnitust dokumendi õigsuse kohta. Dokumentide kohta saab rohkem infot peatükist 5. Dokumendimallide loomine.

Tagasiside

Tagasiside saki alt näeb järgmist infot:

  • lõpetanute tagasiside malli nimetus ja eelavaade;
  • mitte-lõpetanute tagasiside malli nimetus ja eelvaade;
  • väljasaatmise staatus (lõpetanud osalejaid, saadetud ankeete, avatud ankeete, täidetud ankeete, mitte-lõpetanud osalejaid, malli viimati väljasaatmise kuupäev)
  • lõpetanute vastuste koondvaade
  • mitte-lõpetanute vastuste koondvaade

Vastuseid on võimalik alla laadida Excel formaadis osalejate ja/või küsimuste kaupa.

Tagasiside mallid lisatakse õpisündmuse kirjelduse juures. Tagasiside mallide kohta vaata täpsemalt peatükist 4. Tagasiside ankeedi tegemine.



  • No labels